É pretendido que os formandos com o perfil de Administrador sejam dotados dos conhecimentos necessários para poder configurar a aplicação de acordo as necessidades da organização.

Requisitos:

Para frequentar este plano de formação é necessário possuir o módulo SGD - Base (Nível 1).

• Definir utilizadores da aplicação e respetivas permissões;
• Configuração da estrutura orgânica tendo em conta Serviços, funcionários e respetivas afetações;
• Definição dos responsáveis de documentação por Serviço, confidencialidade de serviços;
• Capacidade de despachos qualificado e associação de ficheiros que atestem as competências do autor do despacho qualificado;
• Configuração da aplicação tendo em conta os campos de preenchimento obrigatório, acesso restrito de documentos, métodos de restrições a documentos, tipos de numeração, integrações com outras aplicações;
• Geração de modelos tipo, por tipo de documento em formato Word (*.dot) e OpenOffice (*.odt);
• Instalação e configuração dos aplicativos AIRCScanner (digitalização) e SGDMails;
• SMS, autenticação no serviço de envio e configuração do registo de SMS no SGD;
• Configuração de avisos sobre prazos dos documentos e alertas sobre os documentos a tratar;
• Delegação de receção de documentos entre funcionários;
• Criação de processos documentais e respetiva integração de documentos;
• Registo de e-mails enviados/recebidos através do aplicativo SGDMails;
• Impressão de AR para as saídas registadas no SGD;
• Importação de fluxogramas desenhados em MS Visio;
• Definição, manutenção e validação de processos Workflow;
• Definição e manutenção de etapas de fluxos de trabalho;
• Relação entre tipos de processos SGD e processos do Workflow;
• Enquadramento de documentos em processos do Workflow, incluindo o controlo de alterações efetuadas em processos válidos, com documentos em progressão atual nos respetivos fluxos de trabalho;
• Possibilidade de verificação das decisões tomadas ao longo do fluxo, através dos respetivos marcos identificados no documento.